Orientado a: Gerencia General & Jefatura de Recursos Humanos — Sistema ProtonERP, Gestión Integral de Nómina y Talentos en Colombia
El flujo de aprobación de nómina en ProtonERP garantiza que el pago de salarios sea 100% exacto, financieramente rentable y plenamente conforme con el Código Sustantivo del Trabajo (CST) y las exigencias de la DIAN. Este proceso estructurado protege a la empresa de tres riesgos críticos que afectan la liquidez, la rentabilidad y la legalidad de cualquier organización colombiana.
Errores en horas extras o novedades mal liquidadas generan pagos excesivos que erosionan el margen operativo mes a mes sin que la gerencia lo detecte a tiempo.
La falta de provisión oportuna de cesantías, primas y vacaciones produce salidas imprevistas de capital que comprometen la planeación financiera anual.
No transmitir la nómina electrónica a tiempo expone a la empresa a multas significativas y pone en riesgo la deducibilidad de los salarios en la declaración de renta.
El proceso de aprobación de nómina en ProtonERP sigue una secuencia de cuatro etapas claramente definidas, con responsables específicos en cada nivel. Este diseño garantiza trazabilidad completa, controles cruzados entre áreas y una cadena de responsabilidad ejecutiva sólida.
Responsable: Auxiliar de Nómina
Se registran en el sistema los días trabajados, horas extras, recargos nocturnos, incapacidades, préstamos y bonificaciones del período. El sistema genera automáticamente el borrador inicial de la nómina del mes, con todos los cálculos preliminares aplicados según las reglas de ley vigentes.
Responsable: Jefe de Recursos Humanos
La Jefa de RRHH verifica que las horas extras correspondan a turnos reales autorizados, que los ausentismos e incapacidades tengan soporte de la EPS o ARL, y que las vacaciones coincidan con el calendario aprobado. Al validar, pasa la nómina a Revisión Financiera.
Responsable: Director Financiero / Contador
El área financiera verifica que las deducciones de Salud (4%), Pensión (4%) y Retención en la Fuente estén correctamente calculadas, que las cargas patronales estén provisionadas y que el presupuesto total no supere el margen previsto para el mes. Aprobado, envía a Firma Gerencial.
Responsable: Gerente General
El Gerente revisa el Costo Total Real de la Empresa y el Neto a Dispersar en Banco, con alertas automáticas si la variación supera el 5% respecto al mes anterior. Con un clic autoriza: (1) la dispersión bancaria automática a las cuentas de los empleados y (2) la emisión de la Nómina Electrónica a la DIAN con código CUDE legal.
A continuación se presenta un caso práctico real proyectado para una nómina base de $50.000.000 COP en salarios básicos, equivalente a aproximadamente 20 empleados. Este modelo ilustra con precisión cómo se construye el valor neto a dispersar desde el devengado bruto, aplicando las deducciones de ley vigentes en Colombia.
Además del sueldo que percibe el trabajador, la empresa debe asumir las cargas de ley y las provisiones de pasivo laboral. Este desglose revela el costo verdadero total que representa cada empleado para la organización, un dato crítico para la toma de decisiones financieras y de planeación estratégica.
Costo verdadero total de la empresa: devengado + cargas + provisiones
Por cada $1.000.000 de sueldo base, la empresa desembolsa realmente $1.330.000
Porcentaje adicional sobre el salario base que representa el costo laboral completo
Estos checklists operativos deben completarse en cada período de nómina antes de proceder a la siguiente etapa del flujo. Su aplicación sistemática reduce errores, garantiza el cumplimiento legal y protege a la empresa de contingencias laborales y fiscales evitables.
El software está 100% habilitado e integrado con la DIAN y el proveedor Factus. Al aprobar la nómina, se genera el documento XML con firma digital y el código CUDE (Código Único de Documento Electrónico). Esto garantiza el cumplimiento de la Resolución 000013 de la DIAN y asegura que el 100% de los sueldos y aportes sean deducibles en la Declaración de Impuesto de Renta de la empresa.
El sistema cuenta con Inmutabilidad y Bloqueo de Período. Una vez aprobada la nómina, el período queda congelado y protegido contra cualquier edición. Nadie, ni siquiera los administradores, puede alterar los salarios ni el valor de la dispersión bancaria. Si se requiere un cambio posterior, debe emitirse una Nota de Ajuste de Nómina Electrónica explícita con trazabilidad completa.
ProtonERP genera automáticamente el Archivo Plano Bancario de Dispersión compatible con las estructuras estándar de los principales bancos del país: Bancolombia SAP/PAB, Davivienda, Banco de Bogotá, BBVA, entre otros. El gerente solo debe subir este archivo a la sucursal virtual del banco para dispersar los salarios en segundos, sin digitación manual ni riesgo de errores.
Sí. El módulo de Analytics permite alternar entre la vista de una empresa específica o el Consolidado Corporativo Multi-Empresa, permitiendo visualizar el costo total laboral de todo el grupo empresarial en una sola pantalla, con comparativos por período, marca o unidad de negocio.
El sistema ajusta proporcionalmente los días trabajados. Para incapacidades generales (EPS), reconoce los primeros 2 días al 100% pagados por la empresa y del día 3 en adelante al 66.67% del salario base. Para incapacidades por accidente de trabajo (ARL), liquida el 100% desde el día 1. En vacaciones, separa automáticamente los días de descanso remunerado del sueldo ordinario y ajusta el auxilio de transporte proporcional a los días efectivamente laborados.
Por norma legal colombiana, tienen derecho los empleados que devenguen hasta 2 Salarios Mínimos Mensuales (SMLMV). El software verifica el sueldo básico contratado. Si en un mes el empleado gana más por horas extras accidentales, el sistema mantiene el derecho al auxilio, pues la ley especifica que se evalúa sobre el salario ordinario fijo, no sobre el devengado total del período.
El sistema incluye el módulo de Liquidación Definitiva de Contrato (Art. 64 CST), que calcula automáticamente: salario pendiente y auxilio de transporte del período, pasivo de vacaciones pendientes por disfrutar, prima de servicios y cesantías proporcionales a la fecha de retiro, e indemnización por despido sin justa causa según el tipo de contrato (término fijo o indefinido).
ProtonERP calcula y desglosa los aportes patronales y del trabajador a Salud (4% emp / 8.5% patrono), Pensión (4% emp / 12% patrono), ARL (según nivel de riesgo 1 a 5) y Caja de Compensación (4%), generando los valores exactos requeridos para los operadores PILA como Aportes en Línea, SOI, MiPila y Simple, eliminando la digitación manual y el riesgo de inconsistencias.
Manual Funcional & Económico de Aprobación de Nómina